5 claves para organizar un salón para eventos con éxito

Organizar un evento con éxito no es tarea fácil. Existen una gran cantidad de detalles que debes tener en cuenta y son muchos los factores que pueden salir mal ese día.

Tanto si se trata de un evento de empresa como la celebración de una boda, el lugar y la organización juegan un papel fundamental para conseguir impresionar a los invitados.

Si algo sale mal, la repercusión mediática (si se trata de un acto de empresa) y la difusión boca a boca, puede llevarnos al fracaso. En cambio, si todo sale bien ganaremos en reputación online.

Los invitados son el pilar fundamental a la hora de organizar un evento con éxito. Debemos centrar todos nuestros planes en conseguir que los invitados se sientan cómodos y atendidos. El principal objetivo es que ellos disfruten del evento.

Sin embargo, cuando se trata de preparar un salón para un acto oficial o banquete, también entra en juego la decoración e iluminación de los espacios. La climatización de las salas, el sonido y la colocación de los invitados en el salón también son conceptos que debes planificar con antelación.

A continuación, resumimos en 5 puntos, las claves para organizar con éxito un salón para eventos, independientemente de la índole y magnitud del mismo.

 

Salones para eventos, ¿qué debemos tener en cuenta en su organización?

 

1- Elaboración de un plan detallado

La elaboración de un plan detallado es el punto inicial para organizar un evento con éxito. En él, recogemos información relacionada con el tiempo, los planos del lugar, fases de actuación y ejecución, colocación de mesas, materiales necesarios, lista de invitados, etc.

Debemos recordar que es necesario realizar un Time-Line del evento para conseguir visualizar con claridad los “tiempos vacíos”, así como un plano general del espacio para el evento con el fin de anticipar principales problemas de espacio y seguridad.

Hay que tener en cuenta que el objetivo principal es cumplir con la máxima satisfacción de los asistentes y que por tanto, debemos controlar los espacios en el tiempo sin actividad.

 

Para crear el time-line, os recomiendo estas 6 herramientas digitales.

 

2- Asignar funciones en el equipo

A la hora de organizar un salón para eventos, el equipo humano juega un papel primordial en la gestión del mismo. Desde el personal de limpieza hasta las personas encargadas del equipo técnico deben están perfectamente conectadas en todas las tareas y tiempos.

Las personas encargada de la ejecución del evento, funcionan cono una cadena y cada eslabón realiza su función. La asignación de tareas por grupo, es la mejor solución para coordinar un gran equipo de trabajo.

Lo ideal es seleccionar a un responsable de organización por equipo.

Éstos son los principales grupos que encontrarás a la hora de organizar un evento en una sala:

• Grupo de servicio de limpieza
• Grupo de colocación de mesas y sillas
• Grupo de decoración e iluminación
• Grupo de sonido y tecnología
• Grupo de catering y camareros
• Grupo de azafatas y acomodadores
• Grupo de mantenimiento

 

3- Listado de proveedores

Ten siempre a mano un listado de los mejores proveedores de la zona, incluso aquellos que puedan ayudarte en situaciones de urgencia.

Incluye horarios, productos y tiempo de distribución para conseguir diseñar un plan de emergencia en caso de bajas o problemas de ultima hora, pero también anota otros servicios no contemplados en el evento y que puedas adaptar al planning.

En el caso de las bodas, es común contratar otros servicios durante la última semana previa al evento. Desde Mesas de dulces hasta animadores infantiles o un chelista para amenizar el banquete.

¡Serás de gran ayuda si dispones de un listado de proveedores localizados!

 

4- Ser creativos

Los salones para eventos ofrecen muchas alternativas a la hora de decorar e iluminar las estancias.

La creatividad a la hora de incluir objetos y luces es un punto a favor con la que conseguirás que los asistentes vivan una experiencia que nunca olviden, pero también deberás tener en cuenta otros servicios complementarios destinados única y exclusivamente al invitado.

Servicio de transporte inmediato, cocteles exquisitos, salas VIPs, cuidadores y asistentes, etc.

 

5- Definir un plan B

Y por último, un plan B.

Traza un plan de actuación del evento en caso de urgencia.

Comienza por la disponibilidad de salas o salones adicionales con los que contar en caso de situaciones imprevistas. El espacio donde se celebrará el evento es lo más importante. Si la sala falla, se podrá realizar el evento y será un fracaso.

En Bodegas Andrade, disponemos de diferentes salones para eventos en el mismo recinto, siendo una gran ventaja a la hora de celebrar congresos y bodas.

No sólo como plan B sino también porque disponer de diferentes instalaciones para celebrar el evento, nos permite llevar a cabo el coctel de bienvenida en una sala diferente a la que se realizará el evento o banquete. Acción que nos lleva a organizar mucho mejor el equipo de trabajo y conseguir el éxito en la organización del evento.

¿Y tú? ¿Qué trucos aplicas para organizar un salón para eventos?